Change Management

Um sich allen Herausforderungen, auf Kunden- und Personalseite passend stellen zu können, ist es für Unternehmen jeglicher Größe unerlässlich, sich möglichst agil und flexibel aufzustellen. Vor allem im Mittelstand erfordert das das Aufbrechen verkrusteter Strukturen. Mit einer strategischen Herangehensweise überwiegen die Vorteile jedoch bei weitem die Nachteile. Diese strategische Herangehensweise an Veränderungen nennt sich Change Management.

Was ist Change Management?

Für Change Management gibt es auch einen schönen deutschen Begriff – Veränderungsmanagement. Hierunter werden alle Tätigkeiten, Aktivitäten und Strategien zusammengefasst, die eine Veränderung der Ausrichtung, Strukturen, Systeme, Verhaltensweisen oder Prozesse eines Unternehmens bewirken sollen. Das Change Management ist also die organisatorische Antwort auf die sich stetig entwickelnden Anforderungen und Herausforderungen, denen Unternehmen jeglicher Größenordnung branchenübergreifend ausgesetzt sind.

Dies betrifft sowohl interne Prozesse als auch externe Einflussfaktoren. Die zunehmende Globalisierung und Digitalisierung inkl. neuer Möglichkeiten des Marketings, der Datenverarbeitung oder des Recruiting zwingt Unternehmen dazu, sich anzupassen. Wer den Wandel nicht mitmacht, gerät über kurz oder lang ins Hintertreffen und wird von konkurrierenden Unternehmen, die neuen Technologien offener sind, zwangsläufig überholt. Aber auch der kulturelle Wandel, der sowohl von der öffentlichen Meinung als auch von Mitarbeitern übernommen wird, kann sich auf das Unternehmen auswirken. Themen wie Diversity, Gleichstellung, Equal Pay oder Nachhaltigkeit spielen eine immer größere Rolle – Unternehmen müssen sich darauf einstellen.

Da ein derartiger Wandel einen großen Eingriff in die laufenden Prozesse darstellt, müssen Anpassungen strategisch vorbereitet und planmäßig durchgezogen, analysiert und angepasst werden. Diese Aufgabe fällt dem Change Management zu.

Wie läuft Change Management konkret ab?

Es gibt keine exakten Vorgaben, wie Prozesse des Wandels bestmöglich implementiert werden können. Vielmehr gibt es unterschiedlichste Ansätze, die alle das gleiche Ziel, aber unterschiedliche Wege dorthin haben.

Das älteste Prinzip folgt den Phasen des Veränderungsprozesses nach Kurt Lewin. In der Auftauphase erfolgt die Erkenntnis der Notwendigkeit einer Veränderung. Prozesse sollen und müssen aufgebrochen werden, um die nötige Anpassung zu erreichen. In der zweiten, der Bewegungsphase, werden Ansätze implementiert und der Wandel in Teilprojekten vollzogen. Die dritte Phase des Einfrierens bezeichnet den Abschluss des Veränderungsprozesses durch Implementierung der Lösungen und Integration in das Gesamtsystem. Phase 1 ist also gekennzeichnet durch Erkenntnis und strategische Vorbereitung, Phase 2 bezeichnet die Umsetzung, Phase 3 ist die Akzeptanz der neuen Ordnung. Innerhalb dieser Phasen können weitere Prozesse wie das Handeln, Beobachten und Reflektieren ablaufen, die ein konstantes Monitoring der Resultate und Anpassungen der Strategie bewirken können. Schlussendlich ist eine Verwandlung kein starrer Prozess, sondern reflektiert innere und äußere Einwirkungen.

Ein etwas ausführlicheres und stringenteres Modell wurde von John P. Kotter vorgestellt. In ebenfalls 3 Phasen laufen insgesamt 8 verschiedene Stufen der Veränderung ab. Dadurch werden die einzelnen Schritte leichter verständlich gemacht und sind logisch nachvollziehbar. In der ersten Phase, der Entwicklung eines gemeinsamen Verständnisses, muss zuerst das Gefühl der Dringlichkeit der Veränderung vermittelt werden. Anschließend wird ein Führungsteam aufgebaut, welches den Prozess leiten und in der dritten Stufe eine Vision sowie eine Strategie erarbeiten muss. Die zweite Phase ist gekennzeichnet durch die Implementierung der Strategie, insbesondere durch Einbindung der Mitarbeiter. Eine lückenlose Kommunikation der Vision ist ebenso erforderlich wie die Analyse, welche Hindernisse dem Erreichen der Vision im Wege stehen. Um die Kollegen zu überzeugen, sollten kurzfristige Erfolge permanent sichtbar gemacht werden. Nur so lassen sich alle notwendigen Mitarbeiter auf den Wandel ein. Schlussendlich muss die erreichte Vision aufrechterhalten werden. Dies gelingt, indem man einerseits die Vision konsequent weiterverfolgt, ohne nach den ersten Erfolgen nachzulassen, und andererseits alle Veränderungen in der Unternehmenskultur fest verankert. Was kurzfristig erfolgreich war, muss langfristig zum Status Quo werden. Zumindest, bis der nächste Wandel ansteht.

Welche Maßnahmen existieren im Change Management?

Jeder Mensch reagiert anders auf Veränderung. Deshalb ist es immens wichtig, so individuell wie möglich auf Mitarbeiter einzuwirken, um sie von der Notwendigkeit und den Erfolgsaussichten des Wandels zu überzeugen. Hierzu stehen den Verantwortlichen des Change Managements und/oder den Personalverantwortlichen mehrere Kommunikationswege zur Verfügung. Über Meetings, Coachings oder Workshops können ganze Abteilungen oder Teams direkt informiert werden. Auch Teambuilding-Maßnahmen können das Eis brechen und eine gehörige Überzeugungskraft entfalten. Permanente Kommunikation kann auch über interne Kanäle wie Intranet, einen unternehmenseigenen Chat oder als Rundmail erfolgen. In harten Fällen können Einzelgespräche Ängste nehmen und Vertrauen schaffen.

Wichtig ist nur, dass alle Mitarbeiter abgeholt werden und sich niemand ausgeschlossen fühlt. Denn nichts ist schlimmer an geplanten Veränderungen wie Mitarbeiter, die diese ignorieren oder aus Unverständnis oder Angst dagegen arbeiten.

Fazit

Wer nicht mit der Zeit geht, wird mit der Zeit gehen – ein passender Spruch, der verdeutlicht, dass nur agile und aufgeschlossene Unternehmen eine Überlebenschance haben. Wer seine Strukturen nicht aufbrechen kann und sich nicht auf neue Gegebenheiten einlassen kann, hat im Vergleich zum Wettbewerb langfristig wenig Erfolgschancen. Ein passendes Change Management ist für Unternehmen deshalb unabdingbar. Wer dies nicht intern leisten kann, sollte sich externe Hilfe beschaffen. Denn ohne Wandel geht es nicht.